Pengertian dan Fungsi Microsoft Access
Pengertian Microsoft Access – Sebagai aplikasi penunjang aktivitas menggunakan komputer atau laptop, Microsoft memiliki banyak fitur yang sangat familiar, salah satunya adalah microsoft access.
Aplikasi ini banyak digunkana oleh pekerja kantoran untuk membantu menyusun data dan menjadikannya sebuah file yang lebih rapi dan mudah dipahami.
Apa sebenarnya pengertian microsoft access dan apa saja manfaat serta fiturnya, berikut penjelasannya yang kami kutip dari situs tisucoding!
Daftar Isi
Toggle Table of ContentApa Itu Microsoft Access?
Mungkin masih banyak diantara Anda yang belum terlalu kenal dengan microsoft access karena memang penggunaannya masih terbatas di kalangan tertentu.
Orang lebih sering menggunakan fitur microsoft word, microsoft excel dan microsoft power point, padahal sebenarnya fitur yang satu ini juga sangat penting dan banyak manfaatnya.
Microsoft access adalah aplikasi yang dapat membantu proses pembuatan data, pengolahan data hingga mengelola data tersebut sehingga lebih mudah dipahami.
Fiturnya juga memungkinkan penggabungan beberapa data yang saling berhubungan menjadi satu kesatuan yang akan menghasilkan informasi penting yang dibutuhkan.
Aplikasi ini juga memungkinkan Anda untuk membuat aplikasi data sederhana yang akan berguna untuk menunjang pekerjaan.
Contohnya, pekerjaan di bidang keuangan, Anda bisa membuat aplikasi pendataan cash flow mingguan, bulanan hingga tahunan dengan semua unsur yang dibutuhkan hanya dalam satu tabel, tanpa harus ribet menghitung lagi menggunakan kalkulator.
Fungsi Microsoft Access
Dikaji dari fungsi yang dimiliki oleh microsoft access boleh dibilang sangat banyak dan bisa menjadi penunjang pekerjaan Anda di bidang pendataan. Mulai dari pembuatan data sederhana hingga yang paling rumit sekalipun.
- Database
Database digunakan untuk berbagai keperluan. Contohnya database nama pegawai dalam sebuah perusahaan, yang bisa dipisahkan sesuai divisi masing-masing, lama bekerja, hingga jabatan terkininya.
- Jumlah siswa
Program pendataan jumlah siswa sebuah sekolah atau mahasiswa sebuah perguruan tinggi juga bisa dibuat menggunakan aplikasi ini.
Sehingga pihak sekolah bisa lebih mudah mencari data jika ada perubahan, penambahan, atau masalah yang terjadi pada siswa tersebut, tanpa harus susah payah mencari hard document yang bisa saja sudah hilang entah keman.
- Gaji
Melakukan rekap gaji karyawan juga bisa dilakukan dengan microsoft access. Mulai dari rekap masing-masing penerima gaji, yang bisa saja terdiri dari gaji pokok, tunjangan dan uang lemburnya.
Hingga rekap gaji tahunan dari setiap karyawan untuk melihat sudah berapa dana perusahaan yang keluar untuk seorang karyawan.
- Absen
Membuat program absen kehadiran yang otomatis terhubung dengan mesin absensi juga bisa Anda ciptakan dengan bantuan aplikasi microsoft access. Sehingga lebih mudah untuk memonitor kehadiran karyawan tanpa harus datang pagi setiap hari sebelum jam absensi dimulai.
- Stok barang
Bekerja di toko yang menjual produk baik barang maupun jasa tentunya butuh pendataan apa saja produk yang dijual termasuk ketersediaan stok.
Dengan microsoft access Anda bisa membuat data stok tersebut, sehingga jika ada yang habis maka pihak kantor bisa langsung order lagi kepada pihak penyuplai.
- Data Keuangan
Data keuangan selalu menjadi data yang kompleks dan penuh dengan hitungan, jika salah sedikit saja bisa berakibat fatal, dengan menggunakan aplikasi microsoft access Anda bisa mempermudah pekerjaan, karena bisa membuat program khusus data keuangan yang mudah dan akurat.
Fitur-Fitur Menarik Microsoft Access
Dalam aplikasi microsoft access terdapat sejumlah fitur menarik yang memudahkan Anda untuk bekerja. Baik itu komponen utama yang sudah ada sejak pertama kami microsoft access diluncurkan, hingga fitur tambahan yang selalu diperbaharui setiap tahun oleh pihak microsoft.
Fitur Utama Utama
Beberapa fitur utama yang ada pada aplikasi microsoft access adalah:
- Tabel
Tabel merupakan fitur utama dalam aplikasi ini, dimana Anda bisa memasukkan data ke dalam kolom dan baris yang tersedia.
Istilah yang biasa dipakai dalam aplikasi ini adalah field name yang mewakili kolom dan record untuk baris. Penggunaannya sesuai dengan jenis data yang akan Anda olah pada aplikasi ini.
- Query
Merupakan fitur untuk pengolahan data, ada yang dinamakan Data Definition Language (DDL) yang akan mengartikan data yang Anda masukkan ke dalam tabel, kemudian menghubungkan antar tabel.
Lalu ada yang dinamakan Data Manipulation Language (DML) yang berfungsi melakukan penambahan, pengurangan hingga menghapus data.
- Form
Sama dengan form pada umumnya, fitur ini memiliki tugas untuk penampilan data yang diinginkan, pemeriksaan data, memperbaharui data dan memasukkan data baru ke dalam dokumen yang sudah ada.
- Report
Kalau Anda ingin melakukan pencetakan data yang sudah diolah, atau melihat rangkuman dari data, maka fitur inilah yang digunakan.
Anda akan dipermudah karena tak perlu mencari semua data dan membuat rangkuman sendiri seperti cara perja pembuatan data manual.
- Data
Ada beberapa jenis data yang tersedia pada fitur microsoft access diantaranya adalah data berupa teks, nomor, tanggal dan waktu, mata uang, memo serta beberapa data lainnya. ini sangat membantu Anda di bidang apapun, karena fitur datanya sangat lengkap.
Fitur Pendukung
- Fitur bagan
Ada berbagai jenis bagan yang bisa dijadikan visualisasi data Anda. dan dapat digunakan untuk kebutuhan presentasi.
Ada yang berbentuk batang dengan data sesuai dengan dokumen pada database, ada juga berbentuk garis atau lingkaran atau pai. Bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan.
- Fitur dBase
Fitur ini membantu Anda untuk memindahkan dokumen atau menghubungkannya dengan data lain secara otomatis.
- Fitur Urutan Data
Bos Anda butuh data yang diurutkan berdasarkan abjad, atau berdasarkan tanggal? Fitur ini akan memudahkan kerja Anda.
karena tinggal menekan tombol di pojok kanan atas dengan ikon A-Z, lalu modifikasi sesuai kebutuhan, maka data yang terpampang dimonitor akan sesuai dengan permintaan.
- Fitur Pencarian Cepat
Pada waktu mendesak Anda bisa mencari data atau dokumen melalui fitur pencarian cepat asalkan dokumen tersebut tersimpan pada arsip aplikasi ini.
Adakah Kekurangan Dari Microsoft Access
Semua aplikasi dalam sebuah program komputer tak ada yang sempurna, pastinya memiliki beberapa kekurangan. Begitu juga pada microsoft access yang memiliki sejumlah poin negatif yang membuatnya tak bisa digunakan untuk kebutuhan tertentu.
Pertama adalah tidak bisa digunakan untuk mendistribusikan data karena hanya berupa aplikasi database bukan server untuk database.
Kedua adalah tidak bisa membuka banyak sheet dalam sekali pekerjaan alias tidak multithreaded. Sehingga untuk menghubungkan satu dokumen ke dokumen lain Anda perlu membuatnya dulu satu persatu secara terpisah.
Ketiga adalah akses yang standard karena tidak berbasis kecepatan seperti internet. Terakhir adalah tidak memiliki prosedur penyimpanan khusus, sehingga harus disimpan manual.
Setelah mengetahui sekelumit informasi tentang pengertian microsoft access di atas mungkin Anda terbantu untuk mempercepat proses pendataan di kantor.
Yang penting mengetahui cara menjalankan aplikasi dan memilih fitur yang tepat, agar hasilnya benar-benar mampu memangkas waktu kerja Anda yang selama ini cenderung lama dan melelahkan.
